Mijn werk dringt via mijn smartphone mijn privéleven binnen

Welkom terug, u hebt 4.358 nieuwe e-mails

Voor velen is de confrontatie met de mailbox een flinke ontnuchtering na enkele weken vakantie. Hoe voorkomt u dat u bij uw terugkeer meteen verdrinkt in de mails?

 

1. Voor uw vakantie

‘Vakantie bereid je het beste ook digitaal voor’, zegt Christine Wittoeck, bezieler van de Digital Detox Academy. ‘In de maand voor ik met vakantie ga, vertel ik al aan klanten wanneer ik niet bereikbaar zal zijn. En in de week vooraf schakel ik mijn out of office al in, met de boodschap dat ik nog enkele dagen werk, maar daarna niet meer.’

‘Ook handig om een uitpuilende mailbox bij terugkeer te vermijden: ga er al voor je vakantie eens met de grove borstel door, en schrijf je uit op allerlei nieuwsbrieven die je toch niet leest. Ook doorheen het jaar probeer ik trouwens mijn mailbox al beperkt te houden, door mails waarin ik enkel in cc sta, in een aparte map te laten binnenkomen.’

Voor communicatietrainer Gunnar Michielssen kan het helpen om een mailbox te delen met een collega. ‘Die kan de dringende dingen opvangen, en je eventueel telefonisch verwittigen als het echt heel belangrijk is. Als je dat weet, dan ben je geruster en is de verleiding ook kleiner om toch je mails te checken aan het zwembad.’

Een goede out of office instellen is de kunst. ‘Wees dan duidelijk over of je de mails al dan niet tijdens ja vakantie zal lezen, en wanneer.’ Is het een goed idee om in je out of office te zeggen dat je je vakantiemails helemaal nooit zal lezen? ‘Dat bespreek je toch beter eerst met de werkgever. Intern kun je dat wel vragen. Maar niet iedereen durft tegen klanten te zeggen dat ze na je vakantie nog maar eens moeten proberen.’

 

2. Tijdens uw vakantie

Even niets te doen op vakantie? Toch snel even die werkmails checken. Ze zijn maar een app verwijderd, en wie weet wat er ondertussen allemaal gebeurd is op kantoor. ‘Het is niet catastrofaal, maar het neigt wel degelijk naar verslaving’, zegt Michielssen. ‘Je vaste gewoontes doorbreken is net de bedoeling van vakantie nemen. Dat is veel moeilijker nu we onze werkinstrumenten ook tijdens het verlof dicht bij ons hebben.’

Notificaties uitzetten dus, of de mailbox-app helemaal verwijderen. ‘U vindt dat misschien choquerend, maar ik lees zelfs tijdens het jaar nooit mails op mijn smartphone. En tot op heden zijn er daardoor geen drama’s voorgevallen.’

Wat u beter niet doet: ondanks uw onverzettelijke out of office toch snel wat mails beantwoorden. Dat zet de sluizen naar nog meer berichten helemaal open. Maar het is niet voor iedereen mogelijk om vijf weken volledig incommunicado te gaan, en dat hoeft ook niet. ‘Als zelfstandige kan ik mijn klanten niet te lang laten wachten. Dus lees ik mijn mails tijdens de vakantie twee keer per week, op vooraf bepaalde momenten. Dan trek ik me bewust even terug achter de computer.’

Wittoeck doet hetzelfde met haar gsm. ‘Ik spreek op vakantie een nieuw voicemailbericht in, waarin ik beloof te zullen terugbellen als de beller een bericht nalaat én als het dringend in. De meeste mensen spreken dan niets in: zo dringend is het allemaal niet.’

 

3. Na de vakantie

Blokkeert u alvast de voormiddag van uw terugkeer om door uw mails te gaan? Of bent u zo iemand die er de avond voordien alvast doorheen scrollt om niet voor verrassingen te staan? ‘Het idee van een volle mailbox maakt veel mensen onrustig’, zegt Wittoeck. ‘Ze vrezen dat ze het niet zullen kunnen bolwerken. Maar maakt het echt zo veel uit of je de informatie een dag eerder hebt?’

Zowel Wittoeck als Michielssen vindt niet dat e-mail de eerste taak bij terugkeer moet zijn. ‘Mails hebben voor mij geen prioriteit’, zegt Michielssen. ‘Zelf sleep ik alle ongelezen berichten na de vakantie in een aparte map. Zo start je met een schone lei. In de dagen nadien scan ik af en toe eens door de lijst. Meestal is het aantal mails waar je echt iets mee moet doen, beperkt.’

Ook Wittoeck hecht weinig belang aan de vakantiemails.

‘Een groot deel is niet meer relevant of was puur informatief. Eerder dan me daar doorheen te worstelen, ga ik langs bij collega’s en bel ik klanten op om te kijken hoe de zaken opgeschoten zijn. Je bent veel beter op de hoogte van wat er nog moet gebeuren, en je hebt meteen ook weer persoonlijk contact gehad.’

 

bron: De standaard –  15/7/2017 – Biz (Goele De Cort)

Misschien ben je ook wel geïnteresseerd in…